你必須遵守一些技術要求,才能使經濟授權書(a power of attorney for finances)有法律效力和约束力。
签署(Signing)
每个州都要求你必须签署你的持久授权书(durable power of attorney)文件。这是为了保证你理解这个文件并且它包含了你的真实意愿。在大多数州,实际代理人(attorney-in-fact)不需要签署这个文件。除了加州以外的每个州都要求你要在公证人(notary public)在场的情况下签署你的文件。在加州,你可以选择让你的文件被公证或是见证。
公证(Notarizing)
公证人是有权证明文件上签名的公务员。让你的文件公证多数情况下会花费你一小笔钱。如果你要去公证,你必须能够向公证人证明你就是你所指的那个人,所以一定要带上一些身份证明。
见证(witnessing)
虽然大多数州都不要求在见证人面前签署持久授权书文件,但是让见证人看到你签署、然后他们自己也签署,这仍是一个好方法。其中一个原因就是,见证人的签名可以使这个授权书在与你实际代理人打交道的人面前更有说服力。另一个原因是使得有人可以证明你在制作这个文件时智力健全并且达到法定年龄。如果后来有人质疑你制作签署有效的持久授权书的能力,有见证人是非常重要的。
当你在公证人面前签署文件的时候,如果你有见证人,他们必须在场。对见证人的普遍要求是:他们必须心智健全并且达到法定成年年龄。另外,最好选择住在附近的见证人,如果有需要就很容易找得到他们。为了避免出现任何瑕疵,你指定为实际代理人的那个人不应该作为见证人。
登记(Recording)
如果你居住在North Carolina州或者South Carolina州,你就必须登记你的授权书,以使得它在你无能力的情况下依然有效。如果你居住在其他任何州,只有当你的授权书把你在房地产方面的权力授予实际代理人的情况下,你才必须要登记授权书。这种登记是有必要的,能够让你的实际代理人出售、抵押并转移你的房地产。关于你必须在何时去登记你的授权书文件,并没有时间限制。因为你的实际代理人之后通常可以去登记你的文件,所以如果你制定了可能不会生效的触发性授权书(springing power of attorney),你可以不立即登记。
如果你是因为赋予你的实际代理人有关房地产方面的权力而需要登记文件的话,可以把文件带到该房地产所在郡的契约登记局(the registry of deeds office)。如果你是因为其他原因而要登记文件的话,可以把文件带到你居住郡的契约登记局。各个郡的做法有很大不同,在你最后定下你的授权书之前,你应该到契约登记局核查一下,以确保你已经遵守了当地的登记程序。这些要求可能包括提交文件原件而不是副本,以及为盖印之用而在文件的第一页留有一定量的页边空白。
要注意的是,如果你是加州居民,并且你的授权书文件赋予实际代理人有关你房地产的权力,那么你就应该选择让你的文件进行公证,而不是见证,因为要去登记的话就必须要公证。
保存你的文件
如果你制作了一个即时授权书(immediate power of attorney),你应该把最后定稿的授权书文件交给你的实际代理人,因为他需要这个文件原件来代表你行事。如果你指定了不止一个实际代理人,就把原件交给其中一个人。你可以把这个文件的副本交给可能需要跟你的实际代理人打交道的人,这样可以减少以后的麻烦。但是,把收到副本的每个人列下来,因为如果你后来废除了授权书的话需要通知他们每个人。
如果你制作了一个触发性授权书,你就应该把最后定稿的授权书文件放在一个你的实际代理人很容易可以找到的安全的地方。注意这里并不是指银行保管箱(safe deposit box)。虽然你可以把文件副本交给可能需要跟你的实际代理人打交道的人,但是这样做的时机并未成熟。同样,你要保留一个名单,以防废除的情况。