法律規定,不論雇員的移民身份如何,每個雇主都要為其自1986年11月6日雇傭的雇員填寫一張I-9表格,該表格在www.uscis.gov可以下載到。填寫I-9表格的目的在於確認雇員的身份以及工作資格。
该表格包括包含如下两个部分:第一部分是“雇员信息核查”,以证明其是美国公民、合法的永久居民或被认可的外籍短期劳工;第二部分是“雇主检审与核查”雇主在实际查看了雇员提供的证明其身份以及工作资格的原始文件之后,有责任填写该部分。通过I-9表格的核查手续,雇主确保了雇员获准在美工作,也保证了雇用方式并未基于移民身份而进行非法歧视。
I-9表格须于自雇员工作起3日内填写。雇主无需将I-9表格递交给移民海关执法局(ICE),但是需要将其存档,存档时间至少为该员工雇佣之日起3年或者自离职之后1年,以时间较长的为准;并且需要准备相关文件材料以备政府部门检查。I-9表格可以原始文件、缩影胶片、单片缩影胶片、或电子文档的形式保存。如果雇主所雇用的员工是独立承包人和个别家族式员工,可以豁免I-9表格填写义务。但是尽管雇主虽然无须为独立承包人填写I-9表格,但是如果该独立承包人使用外籍非法劳工工作,雇主仍然需要承担责任。